ชนิดของตู้เอกสาร

ตู้เอกสารในปัจจุบันนั้น แบ่งออกได้เป็นสองชนิดด้วยกันคือ ตู้เอกสารแบบแนวตั้ง และตู้เอกสารแบบแนวนอน ตู้เอกสารแบบแนวตั้งเป็นรุ่นดั้งเดิมที่ใช้มาตั้งแต่สมัยแรกๆ มีตั้งแต่ 2-5 ลิ้นชัก ซึ่งมักใช้เก็บเอกสารขนาดจดหมาย หรือ ขนาด Legal ไว้ที่ด้านหน้าของลิ้นชัก ตู้เอกสารอีกชนิดหนึ่งคือ ตู้เอกสารแนวขวาง ซึ่งกว้างกว่าธรรมดามาก ทำให้สามารถเก็บเอกสารจากด้านหน้า หรือเก็บจากข้างหนึ่งไปยังอีกข้างหนึ่งได้ ซึ่งตู้ประเภทนี้ไม่ลึกเท่าตู้เอกสารแนวตั้ง และสามารถที่จะใช้เป็น ฉากกั้น (Partition) ได้ในเวลาเดียวกัน

ตู้เอกสารแนวตั้ง โดยมากจะเหมาะกับสำนักงานที่มีพื้นที่กำแพงน้อย ถึงแม้ว่ามันจะเก็บเอกสารได้ไม่มากเท่าตู้แนวขวางแต่ก็กินเนื้อที่น้อยกว่า และลิ้นชักมีความลึก 15-28 นิ้ว โดยประมาณ

ตู้เอกสารแนวขวางจะยืดหยุ่นกว่าในเรื่องของการจัดเก็บ เราสามารถเก็บเอกสารขนาด Legal และ Letter ได้ในลิ้นชักเดียวกัน ในขณะที่ตู้แนวตั้งต้องเลือกอันใดอันหนึ่ง ลิ้นชักของตู้ประเภทนี้ก็มักจะใหญ่กว่า และสามารถเก็บเอกสารได้มากกว่าตู้ตั้งมาตรฐานได้ถึง 1/3 เท่า และมีความกว้างโดยเฉลี่ยตั้งแต่ 36 – 42 นิ้ว

คุณภาพของตู้เอกสาร

ข้อบ่งชี้อย่างแรกของตู้เอกสารที่มีคุณภาพดีก็คือ ถึงแม้ว่าเราจะวางเอกสารไว้เยอะ น้ำหนักมาก ตัวยึดลิ้นชักจะต้องรับน้ำหนักได้ และเปิด / ปิดได้อย่างไม่ติดขัด

จุดเด่นด้านความปลอดภัย

ก็เป็นอีกเรื่องที่ควรให้ความสนใจ เราควรจะมองหากลไกที่ช่วยป้องกันไม่ให้ลิ้นชักเกยหรือกระทบกันเวลาที่เปิดออกมาหลายตัวพร้อมกัน ตู้ที่มีคุณภาพจะใช้ลิ้นชักที่มีน้ำหนักสมดุลกัน และมีตัวล๊อกด้านในให้เปิดลิ้นชักได้ครั้งละ 1 ตัวเท่านั้น

ตู้เอกสารนั้น ยิ่งใช้งานมากเท่าใด ก็จะยิ่งเกิดความเสียหายได้มาก ตู้ที่ใช้วัสดุเหล็กที่มีคุณภาพดี หนา และทนทานจะสามารถต้านทานความเสียหายของตู้เอกสารได้ทั้งภายนอกและภายใน

ความต้านทานต่อไฟ และแรงกระแทก

ได้มีการทดสอบพิเศษเกี่ยวกับการทนไฟและแรงกระแทกโดยห้องทดลองของบริษัทประกันภัยแห่งหนึ่ง ซึ่งบอกว่าตู้เอกสารจะสามารถทนไฟที่ประมาณ 1700 degree และที่ความร้อนได้ในอุณหภูมิต่ำกว่า 350 F ภายในหนึ่งชั่วโมง ยิ่งกว่านั้น ตู้บางใบยังสามารถป้องกันได้แม้กระทั่งแผ่นดิสก์และเทป ซึ่งจะต้องเก็บในอุณหภูมิต่ำกว่า 125 degree อีกด้วย

ตัวเลือกอื่น ๆ ในการจัดเก็บเอกสาร

หากคุณมีพื้นที่จำกัด แต่มีเอกสารที่ต้องการจัดเก็บมาก คุณอาจใช้ระบบกลไกเพื่อประหยัดพื้นที่ เช่น ตู้เอกสารแบบลูกรอก ซึ่งจะสามารถเก็บเอกสารได้ในประมาณมาก เมื่อต้องการหยิบหรือวางเอกสาร ก็เพียงแต่หมุนลูกรอกหรือแยกมันออกให้เกิดช่องว่าง

อีกทางเลือกหนึ่งคือ ชั้นวางอิสระแบบเปิด ซึ่งเป็นชุดของชั้นวางที่จะวางเรียงข้าง ๆ กันหรือซ้อน ๆ กันก็ได้ ด้วยความที่มันไม่มีอะไรปิด ทำให้เราสามารถหยิบเอกสารได้ง่าย และชั้นวางลักษณะนี้ราคาไม่แพง หากคุณคิดจะขยายเพิ่มทีหลัง

สำหรับการเก็บเครื่องมือหรือเอกสารสำคัญ ตู้เซฟน่าจะเป็นทางเลือกที่ดีกว่า เพราะหากซื้อเป็นตู้เก็บเอกสาร คุณจะต้องเพิ่มเงินเพื่อให้มันทนไฟและแรงกระแทก

ราคา

ต้นทุนของตู้เอกสารนั้นขึ้นอยู่กับวัสดุที่ใช้ จำนวนลิ้นชัก รูปทรงและตัวล๊อกลิ้นชัก เช่น ตู้เอกสารสองลิ้นชักจะถูกกว่าตู้เอกสารห้าลิ้นชัก ตู้เอกสารแนวขวางราคาอาจจะแพงกว่าแบบแนวตั้ง ถ้าทนไฟและแรงกระแทกได้ ราคาก็แพงขึ้นอีก

ตู้ไม้ เหมาะกับสำนักงานที่มีเอกสารจำนวนไม่เยอะ เป็นตู้เอกสารที่สามารถเก็บเอกสารได้จำนวนหนึ่ง ในขณะเดียวกันก็ตั้งโชว์ได้ ดีไซน์และรูปทรงหลากหลายจึงเหมาะอย่างมากต่อการนำมาเก็บเอกสารของสำนักงานทั่วไปและสามาสารถจัดวางได้เข้ากับทุกโต๊ะทำงาน ไม่จำเป็นต้องตั้งในห้องเก็บเอกสารเท่านั้น

ทั้งนี้ นี่เป็นเพียงตัวเลือกหนึ่งในการช่วยตัดสินใจว่าตู้แต่ละประเภทเหมาะกับการใช้งานลักษณะใด แต่ส่วนหนึ่งที่ช่วยตัดสินใจได้อย่างดียิ่งคงหนีไม่พ้นรสนิยมความชอบ สิ่งใดที่คุณตั้งใจที่จะเลือกแล้วสิ่งนั้นย่อมเหมาะกับคุณที่สุด ไม่เว้นแต่ตู้จัดเก็บเอกสาร

ข้อดี

• ดีไซน์ทันสมัย มีให้เลือกหลากหลาย
• มีให้เลือกหลายประเภทตอบโจทย์ความชอบส่วนบุคคล เช่น ไม้เนื้อแข็ง อย่างไม้เต็ง ไม้สัก ไม้ประดู่ หรือไม้เนื้อแข็งปานกลาง อย่างไม้ยาง ไม้นนทรี และไม้เนื้ออ่อน อย่างไม้มะยมป่า ไม้ต้นมะพร้าว
• มีความสวยงามและแตกต่างไม่ซ้ำกันทั้งรูปทรง ลวดลายไม้
• เหมาะกับการตั้งโชว์ วางไว้ได้ทั้งที่บ้านและที่ทำงาน

ข้อเสีย

• ราคาสูงตามประเภทของเนื้อไม้
• อายุการใช้งานอาจสั้นกว่าประเภทตู้เหล็กเนื่องจากเสี่ยงความชื้น เสี่ยงเรื่องปลวกขึ้นและไม้บวมได้ง่าย