ตู้เอกสารเหล็ก

ตู้เอกสารเหล็ก เหมาะกับพนักงานราชการ และสำนักงานเอกชน ที่มีเอกสารต้องจัดเก็บในปริมาณมาก และเก็บไว้เป็นเวลานาน รวมถึงการเก็บเอกสาร ไว้อย่างเป็นความลับ เพราะตู้ทึบและถูกทำลายได้ยาก ที่สำคัญคือประหยัดต้นทุนเรื่องตู้ไปได้มากกว่า ตู้ชนิดอื่น และหากต้องการใช้ในบ้าน ก็เหมาะกับการเก็บเอกสารสำคัญ ไว้ในห้องส่วนตัวหรือห้องเก็บของ เพราะไม่เหมาะกับการตั้งโชว์

ข้อดี 

• แข็งแรงทนทาน ใส่เอกสารหนักๆ น้ำหนักมหาศาลได้อย่างไม่ต้องกลัวว่าจะพัง
• เก็บเอกสารด้านในได้อย่างมิดชิด เพราะเป็นตู้ทึบ
• ราคาไม่สูง หาซื้อได้ง่าย
• รูปแบบการใช้งานของตู้ เหมาะกับผู้จัดซื้อ หรือผู้ประกอบการ ที่อยากลดต้นทุนเรื่องตู้เอกสาร

ข้อเสีย

• ดีไซน์ไม่เหมาะกับการตั้งโชว์
• เสี่ยงการเกิดสนิม

การเลือกซื้อ ตู้เก็บเอกสาร

แม้ว่าความนิยมของการเก็บเอกสาร แบบอิเลคทรอนิกส์ จะเพิ่มมากขึ้น แต่ในหลาย ๆ สำนักงานก็ยังคงต้องใช้ตู้เก็บเอกสารอยู่ การเลือกซื้อตู้สักใบไม่ใช่แค่เลือกว่า ต้องการกี่ลิ้นชัก ซึ่งการพิจารณาเลือกซื้อที่ดี จะมีผลคือแทนที่จะได้ ระบบจัดเอกสารที่ดูเรียบร้อย คุณอาจจะยังต้องมีเอกสารกองพะเนิน อยู่บนโต๊ะอยู่ดี ปัจจัยที่ควรจะนำมาพิจารณานั้น ก็คือพื้นที่ของสำนักงาน ขนาดและชนิดของเอกสาร ที่จัดเก็บ รวมถึงประสิทธิภาพในการผลิต

ชนิดของตู้เอกสาร

ตู้เอกสารในปัจจุบันนั้น แบ่งออกได้เป็นสองชนิดด้วยกันคือ ตู้เอกสารแบบแนวตั้ง และตู้เอกสารแบบแนวนอน ตู้เอกสารแบบแนวตั้ง เป็นรุ่นดั้งเดิม ที่ใช้มาตั้งแต่สมัยแรกๆ มีตั้งแต่ 2-5 ลิ้นชัก ซึ่งมักใช้เก็บเอกสาร ขนาดจดหมาย หรือ ขนาด Legal ไว้ที่ด้านหน้าของลิ้นชัก ตู้เอกสารอีกชนิดหนึ่งคือ ตู้เอกสารแนวขวาง ซึ่งกว้างกว่าธรรมดามาก ทำให้สามารถเก็บเอกสาร จากด้านหน้า หรือเก็บจากข้างหนึ่งไปยังอีกข้างหนึ่งได้ ซึ่งตู้ประเภทนี้ ไม่ลึกเท่าตู้เอกสารแนวตั้ง และสามารถที่จะใช้เป็น ฉากกั้น (Partition) ได้ในเวลาเดียวกัน

ตู้เอกสารแนวตั้ง โดยมากจะเหมาะกับ สำนักงานที่มีพื้นที่กำแพงน้อย ถึงแม้ว่ามันจะเก็บเอกสาร ได้ไม่มากเท่าตู้แนวขวาง แต่ก็กินเนื้อที่น้อยกว่า และ ลิ้นชักมีความลึก 15-28 นิ้ว โดยประมาณ

ตู้เอกสารแนวขวาง จะยืดหยุ่นกว่าในเรื่องของการจัดเก็บ เราสามารถเก็บเอกสารขนาด Legal และ Letter ได้ในลิ้นชักเดียวกัน ในขณะที่ตู้แนวตั้งต้องเลือกอันใดอันหนึ่ง ลิ้นชักของตู้ประเภทนี้ ก็มักจะใหญ่กว่า และสามารถเก็บเอกสารได้มากกว่า ตู้ตั้งมาตรฐานได้ถึง 1/3 เท่า และมีความกว้างโดยเฉลี่ยตั้งแต่ 36 – 42 นิ้ว

คุณภาพของตู้เอกสาร

ข้อบ่งชี้อย่างแรกของตู้เอกสาร ที่มีคุณภาพดีก็คือ ถึงแม้ว่าเราจะวางเอกสารไว้เยอะ น้ำหนักมาก ตัวยึดลิ้นชักจะต้องรับน้ำหนักได้ และเปิด / ปิดได้อย่างไม่ติดขัด

จุดเด่นด้านความปลอดภัย ก็เป็นอีกเรื่องที่ควรให้ความสนใจ เราควรจะมองหากลไก ที่ช่วยป้องกันไม่ให้ลิ้นชักเกยหรือกระทบกันเวลาที่เปิดออกมาหลายตัวพร้อมกัน ตู้ที่มีคุณภาพจะใช้ลิ้นชัก ที่มีน้ำหนักสมดุลกัน และมีตัวล๊อกด้านในให้เปิดลิ้นชักได้ครั้งละ 1 ตัวเท่านั้น

ตู้เอกสารนั้น ยิ่งใช้งานมากเท่าใด ก็จะยิ่งเกิดความเสียหายได้มาก ตู้ที่ใช้วัสดุเหล็กที่มีคุณภาพดี หนา และทนทานจะสามารถต้านทานความเสียหาย ของตู้เอกสารได้ทั้งภายนอก และภายใน

ความต้านทานต่อไฟ และแรงกระแทก

ได้มีการทดสอบพิเศษ เกี่ยวกับการทนไฟและ แรงกระแทกโดยห้องทดลองของบริษัทประกันภัยแห่งหนึ่ง ซึ่งบอกว่าตู้เอกสารจะสามารถทนไฟ ที่ประมาณ 1700 degree และที่ความร้อนได้ ในอุณหภูมิต่ำกว่า 350 F ภายในหนึ่งชั่วโมง ยิ่งกว่านั้น ตู้บางใบยังสามารถป้องกันได้ แม้กระทั่งแผ่นดิสก์และเทป ซึ่งจะต้องเก็บในอุณหภูมิต่ำกว่า 125 degree อีกด้วย

ตัวเลือกอื่น ๆ ในการจัดเก็บเอกสาร

หากคุณมีพื้นที่จำกัด แต่มีเอกสาร ที่ต้องการจัดเก็บมาก คุณอาจใช้ระบบกลไกเพื่อประหยัดพื้นที่ เช่น ตู้เอกสารแบบลูกรอก ซึ่งจะสามารถเก็บเอกสารได้ในประมาณมาก เมื่อต้องการหยิบหรือวางเอกสาร ก็เพียงแต่หมุนลูกรอกหรือแยกมันออกให้เกิดช่องว่าง

อีกทางเลือกหนึ่งคือ ชั้นวางอิสระแบบเปิด ซึ่งเป็นชุดของชั้นวางที่จะวางเรียงข้าง ๆ กันหรือซ้อน ๆ กันก็ได้ ด้วยความที่มันไม่มีอะไรปิด ทำให้เราสามารถหยิบเอกสารได้ง่าย และชั้นวางลักษณะนี้ ราคาไม่แพง หากคุณคิดจะขยายเพิ่มทีหลัง

สำหรับการเก็บเครื่องมือ หรือเอกสารสำคัญ ตู้เซฟน่าจะเป็นทางเลือกที่ดีกว่า เพราะหากซื้อเป็นตู้เก็บเอกสาร คุณจะต้องเพิ่มเงินเพื่อให้มันทนไฟและแรงกระแทก

ราคา

ต้นทุนของตู้เอกสารนั้นขึ้นอยู่กับวัสดุที่ใช้ จำนวนลิ้นชัก รูปทรงและตัวล๊อกลิ้นชัก เช่น ตู้เอกสารสองลิ้นชักจะถูกกว่าตู้เอกสารห้าลิ้นชัก ตู้เอกสารแนวขวางราคาอาจจะแพงกว่าแบบแนวตั้ง ถ้าทนไฟและแรงกระแทกได้ ราคาก็แพงขึ้นอีก

เคล็ดลับ ในการเลือกซื้อ

ซื้อตู้เอกสาร ที่เข้าชุดกับเฟอร์นิเจอร์อื่น ๆ ผู้ผลิตส่วนใหญ่จะผลิตตู้เอกสาร หลากหลายรูปแบบ สี และ วัสดุ เพื่อให้เข้ากันได้กับเฟอร์นิเจอร์อื่น ๆ ตรวจสอบความกว้างภายในลิ้นชัก

ตู้เอกสารบางใบ อาจจะกว้างกว่าปกติ ซึ่งเหมาะสำหรับ คนที่ชอบวางแฟ้มทีละมาก ๆ และควรจะรู้ว่าต้องการลิ้นชักที่จุได้มากที่สุดเท่าใด

หลีกเลี่ยง การแขวนแฟ้ม

การแขวนแฟ้ม อาจจะทำให้ดูเกะกะ ควรมองหาตู้ที่ด้านข้างของลิ้นชักสูง ไม่มีรางแขวน

ประหยัดเงินด้วยการซื้อตู้เอกสารใช้แล้ว เพราะวัสดุที่ใช้ผลิตตู้เอกสาร สมัยก่อนจะมีคุณภาพดี แต่ต้องตรวจสอบเสียงรบกวนหรือรอยขีดข่วนต่าง ๆ