แม้ปัจจุบันโลกของเราจะถูกปกคลุมไปด้วยพลังแห่งโลกออนไลน์ทุกสิ่งทุกอย่างถูกดำเนินไปอย่างรวดเร็ว ว่องไวและเต็มไปด้วยความสะดวก แต่ในแง่ของการจัดเก็บข้อมูลบางอย่างก็ไม่ควรจำกัดเฉพาะกับแพลตฟอร์มล่องหน หากแต่เป็นการเก็บไว้ในวัตถุที่สัมผัสแตะต้องและมองเห็นได้ อย่าง ‘ตู้เก็บเอกสาร’ นั่นเองที่เรากำลังจะพูดถึง

ทว่าการเลือกตู้เอกสารก็ต้องเลือกวัสดุให้เหมาะกับการใช้งานของแต่ละคน โดยตู้เก็บเอกสารยอดฮิตที่เห็นกันอยู่บ่อยๆ ก็จะมีประเภทตู้เอกสารเหล็กและตู้เอกสารไม้ที่ก่อนจะซื้อหลายคนของชั่งใจอยู่นาน เราจึงรวบรวมข้อดีและข้อเสียของตู้ทั้งสองประเภทนี้เพื่อเป็นตัวช่วยในการตัดสินใจ ตู้ไม้และตู้เหล็กเหล่านี้เกิดมาเพื่อใครและตู้ไหนที่เกิดมาเพื่อคุณ

ในปัจจุบันตู้เอกสารมีหลากหลายรูปแบบให้ลูกค้าได้เลือกซื้อ ขึ้นอยู่กับความชอบ สไตล์การตกแต่งสำนักงาน หรือรูปแบบการใช้งาน ทั้งนี้ไอคอนิคเฟอร์นิเจอร์มี ตู้เอกสาร ทั้งตู้เอกสารไม้ และ ตู้เก็บเอกสารเหล็ก ไว้รองรับความต้องการของลูกค้าทุกรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็นตู้เอกสารแบบไหน ไอคอนิคเฟอร์นิเจอร์ คัดสรรคุณภาพมาให้คุณลูกค้า

ตู้เอกสารถือเป็นเฟอร์นิเจอร์ชิ้นสำคัญชิ้นหนึ่งในสำนักงาน เพราะเป็นที่สำหรับเอกสารให้เป็นระเบียบเรียบร้อย รวมถึงตู้เอกสารยังสามารถเก็บรักษาเอกสารสำคัญได้เพราะมีระบบการ Lock ด้วยกุญแจ เพราะหากคุณเก็บเอกสารไว้ที่โต๊ะหรือชั้นต่างๆ นอกจากจะไม่เป็นระเบียบแล้วยังเสี่ยงต่อการหายของเอกสารอีกด้วยค่ะ เพราะฉะนั้นลองหาเลือกซื้อตู้เอกสารเหล็กสำหรับเก็บเอกสารที่สำคัญสักตู้สิค่ะ

คุณภาพของตู้เอกสาร ตู้เอกสารที่เราจะเลือกซื้อมีคุณภาพหรือไม่นั้นต้องตรวจสอบว่า เราจะวางเอกสารได้เยอะขนาดไหน น้ำหนักมาก ตัวยึดลิ้นชักจะต้องรับน้ำหนักได้ และเปิด / ปิดได้อย่างไม่ติดขัด เช็คถึงเรื่องของความปลอดภัยต้องมองหากลไกที่ช่วยป้องกันไม่ให้ลิ้นชักเกยหรือกระทบกันเวลาที่เปิดออกมาหลายตัวพร้อมกัน ตู้ที่มีคุณภาพจะใช้ลิ้นชักที่มีน้ำหนักสมดุลกัน และมีตัวล๊อกด้านในให้เปิดลิ้นชักได้ครั้งละ 1 ตัวเท่านั้น

ตู้เอกสารเป็นอีกทางเลือกในการนำมาใช้จัดเก็บเอกสารอย่างเป็นระบบ ซึ่งหากเราอยากจะมีตู้เอกสารสักตู้มาใช้ในออฟฟิศหรือสำนักงานนั้น เราควรเลือกแบบที่มีการออกแบบให้มีช่องที่สามารถแยกเอกสารต่างๆได้อย่างหลากหลาย เหมาะสำหรับการเก็บเอกสารหลากหลายประเภท เราสามารถคัดแยกเอกสารแต่ละชนิดได้อย่างลงตัว ช่วยให้การจัดเก็บเอกสารนั้นมีความเป็นระเบียบเรียบร้อยมากยิ่งขึ้น ซึ่งจะมีผลทำให้เราสามารถค้นหาเอกสารเจอได้ทันทีที่ต้องการ เพราะเมื่อต้องการเอกสารประเภทใด เราก็เปิดตู้เอกสารและนำเอกสารตามช่องที่มีการเก็บเอกสารประเภทนั้นแล้วหยิบเอกสารออกมาได้เลย ไม่เหมือนกับการเก็บเอกสารที่ไม่มีกระบวนการจัดเก็บที่ดีที่จะทำให้เราเสียเวลาไปกับการหาเอกสารเป็นระยะเวลานาน ทั้งยังมีผลทำให้เราเสียเวลาอีกด้วย เพราะแทนที่เราจะใช้เวลาดังกล่าวมาทำงานอย่างเต็มที่ แต่เรากลับนำเวลานั้นไปทิ้งกับการหาเอกสารต่างๆ เห็นไหมว่าการที่เรามีตู้เอกสารที่ดีนั้นจะช่วยให้เราบริหารเวลาได้เป็นอย่างดี

ตู้เอกสารนั้น ยิ่งใช้งานมากเท่าใด ก็จะยิ่งเกิดความเสียหายได้มาก ตู้ที่ใช้วัสดุเหล็กที่มีคุณภาพดี หนา และทนทานจะสามารถต้านทานความเสียหายของตู้เอกสารได้ทั้งภายนอกและภายใน

ความต้านทานต่อไฟ และแรงกระแทก ตู้เอกสารจะสามารถทนไฟที่ประมาณ 1700 degree และที่ความร้อนได้ในอุณหภูมิต่ำกว่า 350 F ภายในหนึ่งชั่วโมง ดังนั้นหากเอกสารของคุณต้องการความปลอดภัยควรเลือกตู้เอกสารที่มีคุณสมบัติดังกล่าว โดยใช้วิธีการตรวจเช็คคุณภาพสินค้าจากทางร้านเฟอร์นิเจอร์

หากคุณมีพื้นที่จำกัด แต่มีเอกสารที่ต้องการจัดเก็บมาก คุณอาจใช้ระบบกลไกเพื่อประหยัดพื้นที่ เช่น ตู้เอกสารแบบลูกรอก ซึ่งจะสามารถเก็บเอกสารได้ในประมาณมาก เมื่อต้องการหยิบหรือวางเอกสาร ก็เพียงแต่หมุนลูกรอกหรือแยกมันออกให้เกิดช่องว่างอีกทางเลือกหนึ่งคือ ชั้นวางอิสระแบบเปิด ซึ่งเป็นชุดของชั้นวางที่จะวางเรียงข้าง ๆ กันหรือซ้อน ๆ กันก็ได้ ด้วยความที่มันไม่มีอะไรปิด ทำให้เราสามารถหยิบเอกสารได้ง่าย

ราคา ต้นทุนของตู้เอกสารนั้นขึ้นอยู่กับวัสดุที่ใช้ จำนวนลิ้นชัก รูปทรงและตัวล๊อกลิ้นชัก เช่น ตู้เอกสารสองลิ้นชักจะถูกกว่าตู้เอกสารห้าลิ้นชัก ตู้เอกสารแนวขวางราคาอาจจะแพงกว่าแบบแนวตั้ง ถ้าทนไฟและแรงกระแทกได้ ราคาก็แพงขึ้นอีก เช่นเดียวกัน

ด้วยเทคโนโลยีดิจิตอลในปัจจุบัน การเก็บเอกสารหรือข้อมูลต่างๆ มักจะนิยมเก็บในรูปแบบของแฟ้มข้อมูลในระบบคอมพิวเตอร์ หากต้องเอกสารเพื่อพิมพ์ก็เพียงแต่เรียกชื่อแฟ้มข้อมูลแล้วสั่งพิมพ์ผ่านทาง Printer แต่ในหลายๆ สำนักงานหรือร้านค้าต่างๆ ระบบการจัดเก็บเอกสารในตู้เก็บเอกสารก็ยังมีความสำคัญอยู่ ยิ่งร้านค้าที่มีเจ้าของร้านเป็นผู้สูงอายุไม่มีความรู้เรื่องคอมพิวเตอร์แล้วล่ะก็ ระบบการจัดเก็บเอกสารในตู้เก็บเอกสารก็ยังเป็นระบบที่ง่ายต่อการใช้งาน

การเลือกตู้เอกสารสักใบสำหรับเก็บข้อมูลไม่ได้ดูที่ขนาดของตู้ ยิ่งตู้ใหญ่ยิ่งเก็บเอกสารได้มากนั่นคือข้อเท็จอยู่แล้วค่ะ การเลือกต้องมีการพิจารณามากกว่านั้นเพราะการเลือกซื้อที่ดีจะมีผลต่อระบบการจัดเก็บเอกสารที่ดูเรียบร้อย ปัจจัยที่จะต้องนำมาใช้ในการพิจารณาคือพื้นที่ของสำนักงาน ขนาดและชนิดของเอกสารที่จัดเก็บ

ตู้เหล็ก

เหมาะกับพนักงานราชการและสำนักงานเอกชนที่มีเอกสารต้องจัดเก็บในปริมาณมากและเก็บไว้เป็นเวลานาน รวมถึงการเก็บเอกสารไว้อย่างเป็นความลับเพราะตู้ทึบและถูกทำลายได้ยาก ที่สำคัญคือประหยัดต้นทุนเรื่องตู้ไปได้มากกว่าตู้ชนิดอื่น และหากต้องการใช้ในบ้านก็เหมาะกับการเก็บเอกสารสำคัญไว้ในห้องส่วนตัวหรือห้องเก็บของเพราะไม่เหมาะกับการตั้งโชว์

ข้อดี 

• แข็งแรงทนทานใส่เอกสารหนักๆ น้ำหนักมหาศาลได้อย่างไม่ต้องกลัวว่าจะพัง
• เก็บเอกสารด้านในได้อย่างมิดชิดเพราะเป็นตู้ทึบ
• ราคาไม่สูง หาซื้อได้ง่าย
• รูปแบบการใช้งานของตู้เหมาะกับผู้จัดซื้อหรือผู้ประกอบการที่อยากลดต้นทุนเรื่องตู้เอกสาร

ข้อเสีย

• ดีไซน์ไม่เหมาะกับการตั้งโชว์
• เสี่ยงการเกิดสนิม

ตู้ไม้

เหมาะกับสำนักงานที่มีเอกสารจำนวนไม่เยอะ เป็นตู้เอกสารที่สามารถเก็บเอกสารได้จำนวนหนึ่ง ในขณะเดียวกันก็ตั้งโชว์ได้ ดีไซน์และรูปทรงหลากหลายจึงเหมาะอย่างมากต่อการนำมาเก็บเอกสารของสำนักงานทั่วไปและสามาสารถจัดวางได้เข้ากับทุกโต๊ะทำงาน ไม่จำเป็นต้องตั้งในห้องเก็บเอกสารเท่านั้น

ทั้งนี้ นี่เป็นเพียงตัวเลือกหนึ่งในการช่วยตัดสินใจว่าตู้แต่ละประเภทเหมาะกับการใช้งานลักษณะใด แต่ส่วนหนึ่งที่ช่วยตัดสินใจได้อย่างดียิ่งคงหนีไม่พ้นรสนิยมความชอบ สิ่งใดที่คุณตั้งใจที่จะเลือกแล้วสิ่งนั้นย่อมเหมาะกับคุณที่สุด ไม่เว้นแต่ตู้จัดเก็บเอกสาร

ข้อดี

• ดีไซน์ทันสมัย มีให้เลือกหลากหลาย
• มีให้เลือกหลายประเภทตอบโจทย์ความชอบส่วนบุคคล เช่น ไม้เนื้อแข็ง อย่างไม้เต็ง ไม้สัก ไม้ประดู่ หรือไม้เนื้อแข็งปานกลาง อย่างไม้ยาง ไม้นนทรี และไม้เนื้ออ่อน อย่างไม้มะยมป่า ไม้ต้นมะพร้าว
• มีความสวยงามและแตกต่างไม่ซ้ำกันทั้งรูปทรง ลวดลายไม้
• เหมาะกับการตั้งโชว์ วางไว้ได้ทั้งที่บ้านและที่ทำงาน

ข้อเสีย

• ราคาสูงตามประเภทของเนื้อไม้
• อายุการใช้งานอาจสั้นกว่าประเภทตู้เหล็กเนื่องจากเสี่ยงความชื้น เสี่ยงเรื่องปลวกขึ้นและไม้บวมได้ง่าย